La gestión documental consiste en diferentes estrategias que se llevan a cabo para gestionar y administrar los documentos que se van generando en una empresa. Se trata de un aspecto clave en la organización de un negocio.
Sin embargo, no siempre este aspecto de las empresas es valorado como debería. Y, esto, como es lógico, tiene unas consecuencias desastrosas.
Un software de gestión documental es la solución perfecta para que las empresas puedan crear, recibir, organizar, guardar y, posteriormente, buscar los documentos que reciben. De esta forma, se obtiene una gestión de los documentos eficiente y práctica.
Veamos cuáles son los mejores software de gestión documental que podemos encontrar en el mercado.
OpenKM
Open KM nació como una solución para las empresas que crean una gran cantidad de documentos, o información de diversos tipos en formato digital. Su solución de gestión documental ha sido creada utilizando la tecnología Open Source para facilitar la búsqueda de documentos.
Con el software de gestión documental de OpenKM es posible recopilar la información de cualquier fuente digital, capitalizar el conocimiento y colaborar para la elaboración de documentos.
Nuxeo
Nuxeo es una herramienta de gestión documental que permite a los equipos realizar de forma acelerada aquellos procesos manuales que pueden quitar mucho tiempo a las empresas.
Mediante la colaboración de documentos, los usuarios pueden revisar, compartir y anotar fácilmente desde diferentes equipos. Además, cuenta con conexión a los contenidos de Office 365, Salesforce y Adobe. Y, mediante el panel de presentación de informes, es posible revisar la manera en la que se ha accedido a los diferentes documentos.
Alfresco
Alfresco es una plataforma de nube nativa, que permite que las empresas creen operaciones digitales. De esa manera, los negocios pueden ofrecer servicios instantáneos, interactuando con la información de manera inmediata y respondiendo a las oportunidades que se presentan en cada momento ante la empresa.
Virtual Software
Virtual Software es una empresa creada en 1992 y que, desde entonces, se dedica a la creación de sistemas informáticos con el objetivo de que sean rápidos, fáciles de usar y útiles.
En cuanto a la gestión documental, podemos destacar de Virtual Software la posibilidad que ofrece de automatizar los procesos repetitivos. Esto permite, no solamente realizar más rápidamente las tareas de la empresa, sino también aligerar el trabajo del equipo.
Su software permite gestionar el flujo de estado de los documentos, crear reglas de transición de ellos y personalizar el sistema para que se adapte a las necesidades de la empresa.
Serhs Serveis
El software de gestión documental de Serhs Serveis permite la digitalización de una empresa, pero siempre de manera eficiente, productiva y, sobre todo, segura.
Los procesos productivos y los relacionados con la gestión documental suelen llevar una gran cantidad de tiempo por parte de los empleados de una empresa.
Con la ayuda del software de Serhs Serveis, pensado tanto para pequeñas como para medianas empresas, los negocios tienen un control exhaustivo de la documentación, y esta es almacenada de manera segura.
Documelia
Documelia cuenta con un software de gestión documental llamado AVANBOX que resulta fundamental para gestionar de manera eficiente los archivos digitales de una empresa. Se trata de un sistema seguro, fiable y que cuenta con una gran cantidad de funcionalidades interesantes.
Algunas de las más destacables son la posibilidad de catalogar los documentos, el hecho de que el etiquetado y la clasificación se realizan de manera automática, la posibilidad de crear carpetas virtuales o la opción de almacenar los documentos tanto de manera local, como en la nube.
Quonext
Quonext es una empresa consultora de tecnología, y se encuentra especializada en las soluciones CRM, BI, ERP y en la gestión documental. Quofiles es el software de gestión documental creado por esta empresa.
Se trata de un sistema de gestión de documentos, con una plataforma colaborativa y de carácter modular. Está basado en la solución SharePoint, y cuenta con todo lo necesario para que los equipos resulten más competitivos y para que exista una relación más estrecha entre los procesos realizados por los distintos empleados.
ABAST y Adding Plus
ABAST ha creado una solución de gestión documental llamada SCAN_VISIO eDocument Suite. Este sistema cuenta con la posibilidad de gestionar los documentos de manera electrónica, permitiendo clasificar incluso los documentos en papel u ofimáticos en forma de archivo digital.
Adding Plus ha creado diferentes soluciones tecnológicas y, entre ellas, se encuentra su sistema de gestión documental Coordina+. Mediante este sistema, ofrece la posibilidad de optimizar los documentos de la empresa, específicamente aquellos documentos relacionados con los proveedores y contratas.
Dataprius
Dataprius es una solución de gestión documental que almacena los documentos en la nube, de manera que estos se encuentran centralizados y pueden ser consultados desde cualquier dispositivo, en cualquier momento.
Sus soluciones permiten a las empresas trabajar con los archivos de la empresa desde cualquier lugar, a la vez que cumplen con el reglamento relativo a la privacidad y la protección de datos, RGPD.
Además, su sistema permite compartir los archivos entre los usuarios del personal, así como también con los clientes.
Cuenta con un sistema SAS de implantación rápida y de pago según el uso que se realice de la nube. Esto, claro, supone una ventaja en cuanto a la optimización y reducción de los costes.